ההבדל בין מערכת יחסים חוזיים לאישיים בהשפעת הקורונה, פנינו לאן?

הקורונה תהיה פה עוד זמן מה….

המאמר מנסה לברר את השפעת הקורונה בהתנהלות עסקית מול חברות מתרבויות שונות, עם התמקדות במעבר מפגישות F2F לפגישות ב ZOOM והתמודדות עם פערי תרבויות ותקשורת תרבותית בין עסקית, וזאת, בהתבסס על מטען אישי הלכה למעשה בתקופת עבודה ומגורים ביפן וניסיון בינלאומי רב.

האם בצל הקורונה שינויי תרבות יכולים להתרחש בקצב מהיר?

אין לי תשובה חד משמעית...אם כי השלכות תרבויות יכולות להיות בעלי משמעות גבוהה לחברות. חברות שלא תתאמנה את פעילותן התייעלות תפעולית, יעילות ושמירה על רלוונטיות, תמצאנה את עצמן לא רלוונטיות.

במהלך החצי שנה האחרונה ניתן לראות חברות (בעיקר בתרבות קולקטיבית) שמורגלות לבסס את הקשר על בסיס אישי ורק אח"כ על בסיס חוזי, מבצעות התאמות תוך כדי פעילות עסקית. ממשלות מסייעות ודוחפות ארגונים ע"י מענקים והקלות רגולטוריות לקדם מהלכים עסקיים, להניע את הכלכלה ומתן מענה מידי ככל האפשר לתקופת הקורונה ( עיין ערך סין).

הורגלנו בפגישות פנים אל פנים, בקריאת שפת גוף, טון דיבור, אנחנו אוהבים את המגע, מתחברים או לא לריח, מזהים הסכמה או אי הסכמה...

ארגז הכלים שלנו מצויד בטקטיקות מו"מ, בהבנת התמונה הכללית, בבניית קשר אישי ויצירת אמון, בקבלת החלטות שלעתים לוקח זמן ומה עכשיו?

עכשיו...עברנו ל 2D - מסך מרובע ומרבית הכלים וההרגלים נעלמו באבחה אחת.

מה עלינו לעשות?

בשונה מפגישות פנים אל פנים, בפגישות במרחב הווירטואלי עלינו לבצע התאמות ולצייד את ארגז הכלים שלנו ביכולות רכות (soft skill) נוספות ו/או חדשות.

ע"פ מאמר שהתפרסם Harvard Business Review How to collaborate effectively if your team is remote כדי להשיג ביצועים ברמות הגבוהות ביותר, צוותים מרוחקים צריכים למצוא דרכים חדשות וטובות יותר לפעול. ישנם שלושה סוגים של מרחק בשיתוף פעולה מרחוק:

1. המרחק הפיזי - מרחק וזמן - אתה במקום אחד וקולגות במספר מקומות במקביל ואזורי זמן שונים.

2. מרחק האופרטיבי התחושה במרחב הווירטואלי שאתה לבד מתקשר עם מספר קולגות ב 2D במסך מרובע, רוחב הפס התקשורת ורמת המיומנות בעלי משקל רב.

3. מרחק הזיקה – Affinity החשוב ביותר מתייחס לערכים, אמון ותלות הדדית.

על מנת לשפר את הביצועים של הארגון בעבודה המשותפת במרחב הווירטואלי יש לוודא שמתמקדים ומורידים את רמת הזיקה. מה שאומר יותר שיחות וידאו על בסיס קבוע ופחות תכתובות דוא"ל או שיחות קוליות. יותר טוב יותר ליצירת קרבה ואמפתיה. שיחות הווידאו מאפשרות ליצור אינטראקציה קבועה ולחוות את כישורי שיתוף הפעולה שלהם בפעולה.

כאשר צוותים מרוחקים מתקשרים היטב וממנפים את חזקותיהם, מעלים את רמת האמון יכולים להשיג יתרון על פני צוותים הממוקמים במשותף. לעבודה שיתופית במרחב הווירטואלי שלושה פרמטרים חשובים תרבות, ערכים ואמון, כך ניתן יהיה להשיג את המיטב מהמשתתפים.

האם תרבות יכולה להשתנות בהתאם לסיטואציה?

ניתן לחלק את התרבות כתלות בשני מופעי זמן עם בסיס משותף- שתי סביבות שונות, האחת בחיי היום יום, והשנייה בעסקים.

לדוגמה, בתרבות היפנית, היפנים עוטים מסכה (וירטואלית) בסביבת העבודה ומסכה מחוץ למשרד.

הסיבות לעטיית "מסכה הווירטואלית" הימנעות מביטוי רגשות, "לא לאבד פנים", לא להביך וכיו"ב.

אך מה קורה כאשר יוצאים מפתח המשרד ונכנסים לדוגמה בר מסירים את "המסכה הווירטואלית" (מורידים את המגננות). היפנים מחפשים כל הזמן את הרגשות האמתיים של עמיתיהם כחלק מתהליך בניית האמון.

הדרך למציאת מסלול לרגשות האמתיים רצופה במחוות נימוסיות, אירוח, נתינת מתנות והצפייה לגמול טובה. נכון, בעיה לא פשוטה להתגבר במעבר מפגישות פנים אל פנים לפגישות ב ZOOM כאשר נושא הזיקה לאמון ויחסים אישיים הוא גבוה, אך שיהיו יותר שיחות וידאו על בסיס קבוע ופחות תכתובות דוא"ל או שיחות קוליות. כך ניתן יהיה לחזק את הזיקה לאמון ולתלות הדדית.

האם עליכם להתמקד במערכת יחסים חוזיים ולא אישיים בגלל הקורונה?

בחברות בעלות תרבות קולקטיבית, זהו סיכון מחושב מוגבל בזמן כמובן….שיש לקחת על מנת לשרוד.

1. מהלך שיש בו פוטנציאל לחברות להתאים את עצמן לשינויים

2. להיפתח עסקית לתרבויות נוספות ולהגיב מהר יותר

3. הזדמנות להצטיידות בעוד כלים טקטיים בארגז הכלים לחבירה עתידית עם חברות בסביבות עבודה וירטואליות

בחברות עם תרבות אינדיבידואלית, בד"כ מתקיימת מערכת יחסים חוזית ולא אישית...(במערב).

1. אמור לי מה אתה עושה ולא מי אתה? (עסקי/חוזי מול אישי)

2. התמודדות במעבר מפגישות פנים אל פנים צריכה להיות קלה ומהירה יותר, אך אינה מובנת מאליה.

3. אתגר של שפת הגוף, טון הדיבור וכמובן הזיקה לערכים ואמון בעינו עומד

4. הזדמנות להצטייד ביכולות רכות ולצמצם את הפער התרבותי / שוק תרבותי בן הצדדים

"יכולות רכות", הבנת פערים בין-תרבותים ותקשורת עסקית בין-תרבותית לעתים תכופות נדחקו הצידה, והיום לשמחתי, מנכ"לים מתייחסים לנושא ככלי הכרחי בארגז כלים ההישרדותי של בארגון.

מה דעתכם?, האם אתם רואים חסרון / יתרון לחברות קולקטיביות / אינדיבידואליות בהתמודדות בתקופת הקורונה במפגשים ווירטואליים?